Slanje poruka i mailova je dio kulture komuniciranja, ali neke stvari ipak ne treba izreći tako, nego ih valja izraziti u neposrednom razgovoru.
Sve što zahtijeva diskusiju
“Osim činjenice da nitko ne voli čitati dugačke mailove i poruke, oni nikad nisu dobro iskorišteno vrijeme pred ekranom ni za vas ni za onoga tko tu poruku čita. Ako je riječ o razgovoru vezanom uz radno mjesto, pošalji e-mail s pozivnicom za sastanak kako biste situaciju raspravili oči u oči”, savjetuje konzultantica za poslovno ponašanje Rachel Wagner, a prenosi 24sata.
“Uz temu sastanka dodajte listu stvari koje trebate prodiskutirati kako bi se sudionici mogli pripremiti te donijeti ideje. Odredite specifičan početak sastanka, poštujte dogovoreno trajanje, a ako sastanak zahtijeva još vremena, dogovorite novo druženje“, dodaje.
Tako poštujete vrijeme svih sudionika i omogućujete im da se bolje fokusiraju te učinkovitije riješe problem.
Svađa s partnerom
Ako ste dugo zajedno, osobito ako živite u istom kućanstvu, uobičajeno je svađati se kroz sve platforme komunikacije. Stručnjaci upozoravaju da se nikad ne treba svađati porukama i mailovima.
“Nemoguće je iz poruke ili maila pročitati ton i vidjeti govor tijela sugovornika, pa se zato iz natipkanih riječi partnera može lako iščitati ono najgore”, kaže savjetnik JonathanBennett iz Ohija.
Nikad se ne svađajte s partnerom porukom ni mailom.
Uvrede
Ako tokom prepiske u porukama emocije kulminiraju, najbolje je odigrati to na lijep način. Razgovor preko ekrana olakšava pisanje riječi koje biste poslije mogli požaliti.
“Lakše je nekoga uvrijediti pisajući poruku nego kad ga gledate u oči”, kaže Bennett.
Bez obzira je li riječ o poslovnoj ili privatnoj komunikaciji, upamtite da uvijek morate biti profesionalni.
Negativne i sarkastične opaske
Imajte na umu da jedanput kad ste poslali e-mail ili poruku, one se mogu izvući u bilo kojem trenutku kao dokaz protiv vas.
“Iako ste požalili što ste poslali taj mail sa sočnim tračem i odlučili ga izbrisati čak i iz kante sa smećem, većina tvrtki ima sofisticirani softver koji omogućuje oporavak čak i izbrisane pošte”, objašnjava Wagner.
Intimne i osjetljive osobne informacije
Konverzacija različitim tehnologijama danas je uobičajena i uglavnom tako širimo informacije, pa je teško zaustaviti razgovor ako se pojavi nešto osobno ili intimno. Zapitajte se želite li baš oko svega imati papirnati trag.
“Poruke i mailove može se proslijediti drugima i poslati ih bilo kome na svijetu da ih pročita. Izbjegavajte tako slati bilo što povezano s novim inicijativama u vašoj tvrtki, o osjetljivim i povjerljivim poslovnim informacijama, o sastancima uprave ili o drugim osobnim informacijama”, kaže Wagner.
Isprike
Naravno, lakše je otipkati “Oprosti” nego to izgovoriti, možda to ne mislite stvarno. Bez mogućnosti da vas sugovornik vidi i čuje, teško je reći što zapravo osjećate.
“Ako se morate ispričati, to nije dobro vrijeme za nesporazume u komunikaciji”, kaže životna trenerica Deb Cheslow.
Moramo razgovarati
Slanje tajanstvenih fraza poput rečenice “Moramo razgovarati” naizgled je bezazleno, no tko zna o kakvom je tipu razgovora riječ, pa za primatelja takve poruke ona može biti zastrašujuća.
Raskid
Raskidi s romantičnim partnerima su uvijek teški bez obzira na koji ih način proveli, trebali bi izbjegavati to činiti porukama i mailovima.
Volim te
Bez obzira jeste li tinejdžer, u tridesetima ili stariji od 50 godina, te dvije riječi trebale bi uvijek imati snažno značenje i ako ih nekome izgovarate prvi put, to nikad ne bi trebalo biti porukom ili mailom. Poštedite sebe i druge mučnih situacija i takve riječi prvi put uvijek izgovarajte gledajući ih u oči.
Jutros je preminuo
Postoji mnogo razloga zbog kojih je razgovor o nečijoj smrti nužno obaviti osobno, oči u oči.
“Ako je moguće, vijesti o nečijoj smrti uvijek treba izreći osobno. To omogućuje zagrljaj i riječi utjehe”, kaže Masini.
Dajem otkaz
Bez obzira koliko mrzite svoj posao ili šta god vas je dovelo do odluke o otkazu, izbjegavajte to učiniti porukom ili mailom.
Podaci o karticama
Želite nešto kupiti na Amazonu, tada uviđate da vam je kartica u partnerovom novčaniku. Čini se jednostavnim od partnera zatražiti da vam u poruci pošalje podatke i broj kartice, ali na taj ste način postali ranjiviji za prevaru. Najriskantnije je takve podatke slati mailom, tvrdi creditcards.com, jer je to najlakše hakirati. Također, vaši mailovi ne nestaju, pa čak i ako ih izbrišete, oni ostaju među izbrisanim porukama. SMS poruke su nešto sigurnije, ako ih ne brišete redovito, mogli biste prostati žrtvom prevaranata.
Šifre i lozinke
Na poslu se čini jednostavnim lozinke za važne račune poslati mailom. Lozinka je obično skrivena dok je tipkate, ali u mailu ostaje potpuno jasna. Dok putuje od inboxa do inboxa sprema se u različitim sustavima i tako vaši podaci postaju dostupni hakerima. Ako neko vidi vašu lozinku, najbolje ju je odmah promijeniti.
Trudnoća
Ovih dana zbog pandemije važne vijesti se dijele na Facebooku i društvenim mrežama, ali vaš partner, članovi obitelji i bliski prijatelji ipak bi ih trebali čuti od vas. Idealno, važne informacije o prinovi ili drugim obiteljskim značajnim stvarima recite im u neposrednom razgovoru osobno ili telefonom.
Kritika
Neko je u vašem poslovnom timu upravo poslao mailom završeni projekat, ali on sadrži iste greške na koje ste već upozoravali. Umjesto da mu pošaljete poruku s detaljima kako da poboljša projekat, radije se sastanite osobno i prodiskutirajte to.
“Nikad nisam vidjela da je neko dobro prihvatio konstruktivnu kritiku koju je dobio mailom. Upravo suprotno, to je vodilo do većih problema uključujući nedostatak povjerenja“, ističe stručnjakinja za ljudske resurse Amanda B. Gulino.
Stoga mišljenje ne izražavajte mailom, nego dogovorite sastanak na kojem će sugovornik bolje percipirati vašu reakciju, prenosi N1.